Cookies og Privat

Privatlivspolitik – hjemmeside og eksterne henvendelser

1. Hvem er dataansvarlig?

Foreningen VM i Synnejysk er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, der indsamles via hjemmesiden og i forbindelse med foreningens aktiviteter, konkurrencer, events, medvirken og eksterne henvendelser.

2. Hvad dækker denne privatlivspolitik?

Politikken gælder for personoplysninger, som foreningen behandler om:

• besøgende på hjemmesiden og personer, der kontakter foreningen via e-mail, telefon eller kontaktformular,
• deltagere og potentielle deltagere i VM i Synnejysk, herunder junior- og seniorspor,
• frivillige, dommere, oplægsholdere og andre medvirkende ved aktiviteter og events,
• personer, der optræder i foto-, video- eller lydoptagelser i tilknytning til projektet,
• samarbejdspartnere, sponsorer og kontaktpersoner hos disse.

Foreningen opbevarer ikke medlemsdata ud over det, der følger af den interne bestyrelsesadministration. Bestyrelsens interne forhold er derfor beskrevet i et særskilt internt dokument.

3. Hvilke oplysninger behandler vi, og hvorfor?

Almindelige henvendelser

Når du kontakter os, kan vi behandle navn, e-mailadresse, telefonnummer, organisation og indholdet af din henvendelse for at kunne besvare den og følge op på den.

Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra f, om foreningens legitime interesse i at besvare relevante henvendelser, eller litra b, hvis henvendelsen vedrører et muligt samarbejde eller en konkret aftale.

Deltagelse i konkurrencer, casting, events og aktiviteter

Vi kan behandle navn, alder eller klassetrin, kontaktoplysninger, tilknytning til skole eller anden institution, praktiske oplysninger om deltagelse, samt eventuel kommunikation om udvælgelse, planlægning og gennemførelse.

For juniorforløb kan vi også behandle kontaktoplysninger på forældre eller værge, når det er nødvendigt.

Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f. Når det er nødvendigt på grund af barnets alder eller brug af portrætbilleder, sker behandlingen på grundlag af samtykke, jf. art. 6, stk. 1, litra a.

Frivillige og andre medvirkende

Vi kan behandle navn, kontaktoplysninger, funktion/rolle, tilgængelighed, praktiske planlægningsoplysninger og i relevant omfang oplysninger om godtgørelse eller udlæg.

Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f. Hvis der udbetales godtgørelse eller refusion, kan behandling også ske for at opfylde retlige forpligtelser, jf. art. 6, stk. 1, litra c.

Foto, video, lyd og medieproduktion

VM i Synnejysk er et projekt med formidling via hjemmeside, Facebook, Instagram og eventuelt tv- eller anden medieproduktion. Vi kan derfor behandle billeder, video- og lydoptagelser samt oplysninger om navn, rolle og tilknytning, når det er relevant for optagelse, redigering, publicering og arkivering.

Der kan være tredjepartsproducenter, der optager og redigerer materiale på foreningens vegne eller som selvstændige medieaktører efter konkret aftale.

Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra f ved situationsbilleder og almindelig eventdokumentation. Ved portrætbilleder, særligt fokuserede optagelser eller optagelser af børn, hvor samtykke er nødvendigt, anvendes art. 6, stk. 1, litra a.

Sponsorer og samarbejdspartnere

Vi kan behandle navn, stilling, kontaktoplysninger, virksomhed, aftaleoplysninger og relevant korrespondance for at kunne indgå og administrere samarbejder og sponsorater.

Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f.

4. Hvor får vi oplysningerne fra?

Oplysningerne kommer som udgangspunkt fra dig selv, fra den skole, institution eller samarbejdspartner, der er i dialog med os, eller fra optagelser og materiale, der produceres i forbindelse med foreningens aktiviteter.

I nogle tilfælde kan oplysninger også komme fra offentligt tilgængelige kilder, fx en virksomheds hjemmeside eller en offentlig profil, når det er relevant for en konkret kontakt eller et samarbejde.

5. Deling af oplysninger

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt og sagligt. Oplysninger kan efter omstændighederne deles med:

• IT-leverandører og databehandlere, fx hosting, mail og hjemmesideleverandører,
• sociale medieplatforme, når indhold offentliggøres på Facebook eller Instagram,
• produktionsselskaber, fotografer, videofolk, redaktører og andre tredjeparter, der medvirker ved optagelse, redigering og publicering,
• samarbejdspartnere, skoler eller venue-partnere, når det er nødvendigt for at gennemføre en aktivitet,
• offentlige myndigheder, når vi er retligt forpligtede til det.

Hvis en tredjepart fungerer som databehandler for foreningen, sker behandlingen efter instruks. Hvis en tredjepart selv bestemmer formål og midler, er den pågældende selvstændigt dataansvarlig for sin del af behandlingen.

6. Sociale medier og eksterne platforme

Foreningen anvender Facebook og Instagram ud over hjemmesiden. Når du interagerer med vores profiler eller ser indhold, gælder både denne politik og den relevante platforms egne vilkår og privatlivspolitik.

Vi gør opmærksom på, at sociale medieplatforme kan behandle oplysninger til egne formål, herunder statistik, profilering og markedsføring, som foreningen ikke kontrollerer.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt til det formål, de er indsamlet til.

• Almindelige henvendelser slettes normalt, når dialogen er afsluttet, medmindre der er behov for opfølgning eller dokumentation.
• Oplysninger om deltagelse, casting, events og frivillige slettes normalt senest 12 måneder efter aktivitetens afslutning, medmindre oplysningerne indgår i dokumentation, regnskab eller en aftale.
• Offentliggjort materiale på hjemmeside og sociale medier kan bevares længere som en del af foreningens dokumentation og formidling, indtil det ikke længere er relevant eller der foreligger grundlag for at fjerne det.
• Råoptagelser og redigeret materiale opbevares efter en konkret vurdering af dokumentationsbehov, publicering og projektets historiske værdi.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne som udgangspunkt ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, indsigelse og i visse tilfælde dataportabilitet.

Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. En tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er sket.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte foreningen på ovenstående kontaktoplysninger.

Du kan også klage til Datatilsynet, hvis du mener, at dine oplysninger behandles i strid med reglerne.

9. Ændringer til politikken

Vi opdaterer privatlivspolitikken, når der sker ændringer i foreningens aktiviteter eller måde at behandle personoplysninger på. Den nyeste version vil være tilgængelig på hjemmesiden.

Senest opdateret: april 2026